Mit PowerPivot & Co. zu interaktiven Reporting-Lösungen in KMU

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen findet man regelmäßig folgende Ausgangssituation vor:

  • Obwohl die Daten bereits überwiegend in EDV-Systemen gespeichert sind, können die bestehenden Auswertungsanforderungen nicht oder nur mit hohem manuellen Arbeitsaufwand realisiert werden, der sich zudem mit jeder Aktualisierung wiederholt.
  • Die Daten sind regelmäßig auf verschiedene Systeme verteilt (ERP-System/Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung, Excel-Tabellen etc.). Anwendungsübergreifende Auswertungsmöglichkeiten existieren regelmäßig nicht. Nicht immer ist ein direkter Zugriff auf die Daten möglich, so dass diese für andere Anwendungen nur über Dateiexporte (TXT, CSV, XLS) verfügbar gemacht werden können.
  • Manchmal fehlen in den bestehenden EDV-Systemen kleine Elemente, wie z. B. Kalkulationssätze, um gewünschte Auswertungsergebnisse wie z. B. Kennzahlen oder errechnete Kosten (Menge x Kostensatz oder direkte Kosten + Gemeinkostenzuschlag) automatisch genieren zu können. Da meistens Standardsoftware eingesetzt wird, sind die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt.
  • Bestehende Excel-Berichte erweisen sich aufgrund einer fehlenden Trennung von Datenspeicherung und Datenpräsentation meist als unflexibel, wenn es darum geht, andere Sichtweisen auf die Daten herzustellen. Dies scheitert regelmäßig bereits dadurch, dass die Daten in den Excelberichten bereits nach bestimmten Merkmalen aggregiert sind und die Quelldaten, wie z. B. Belege nicht im Zugriffe stehen.
  • Den kaufmännischen Mitarbeitern fehlt es regelmäßig an der Fähigkeit technisch effiziente Lösungen zu erstellen. Sofern Mitarbeiter mit IT-Kompetenzen verfügbar sind, fehlt diesen regelmäßig das Verständnis, die kaufmännisch gewünschte Lösung zu verstehen und mögliche Varianten gedanklich vorwegzunehmen. Generell sind möglicherweise geeignete Mitarbeiter regelmäßig durch das Tagesgeschäft so ausgelastet, dass für solche Aufgaben nicht der notwendige Freiraum vorhanden ist.
Die obigen Problemstellungen werden in großen Unternehmen regelmäßig mit Business Intelligence-Anwendungen gelöst. Neben dem notwendigen Erwerb von Software-Lizenzen und der Anschaffung leistungsfähiger Servertechniken, können solche Projekte nur mit Hilfe teurer BI-Spezialisten realisiert werden. Daraus resultieren leicht Projektvolumina im deutlich fünfstelligen Bereich.
Konzept und Zielsetzung müssen zudem sehr klar sein, da Änderungen in den Datenstrukturen regelmäßig zu umfassenden Neuprogrammierungen führen. Diese Situation hat dazu geführt, dass das Thema BI in KMU noch nicht angekommen ist, obwohl auch hier die Notwendigkeit besteht tiefergehende Einsichten aus den betrieblichen Daten zu gewinnen.
Mit Power-Pivot hat Microsoft beginnend mit Excel 2010 eine Möglichkeit geschaffen, die Excel Professionals wie mich in die Lage versetzt, Daten aus beliebigen Quellen in einem Datenmodell zusammenzuführen, diese Daten in Beziehung zu setzen und das Datenmodell mit Hilfe einer leistungsfähigen und auf Auswertungsaspekte ausgerichteten Sprache (DAX Data Analysis Expressions) zu erweitern. Das im Hintergrund befindliche Datenmodell kann an der Oberfläche mit bewährten Excel-Werkezeugen wie der Pivottabelle flexibel und interaktiv ausgewertet werden. Nicht ohne Grund haben zahlreiche BI-Lösungen das Konzept der Pivottabelle kopiert.

Von der Masse der Excel-Benutzer nicht wahrgenommen, haben sich in den vergangenen Jahren die Möglichkeiten für die Erstellung leistungsfähiger Datenanalysen erheblich erweitert. Mit den neu eingeführten PowerBI-Werkzeugen wird die Produktivität von Datenanalysen erheblich verbessert. Die neuen Möglichkeiten begeistern mich und die Anwender in Projekten regelmäßig dadurch, dass erste Ergebnisse in Form einsatzfähiger Auswertungswerkzeuge regelmäßig sehr schnell zur Verfügung stehen (einige Stunden oder wenige Tagen). Der Schulungsaufwand ist gering, da Excel zum Office-Standard zählt.

Bestehende Grenzen von PowerPivot für Excel, wie z. B. eine fehlende Benutzerverwaltung oder die fehlende Skalierung in den Servertechnologien stellen nach meinen Erfahrungen keine Einführungshemmnis in KMU dar. Die Thematik des Datenzugriffs kann regelmäßig in befriedigendem Maße mit Dateizugriffsrechten gelöst werden. Die relevanten Datenmengen lassen sich in der Regel auf Desktop-Rechnern abbilden. Sollte hieraus dennoch ein Engpass erwachsen, so kann das entwickelte Datenmodell 1:1 auf Microsoft SQL Server Analysis Services übertragen werden. Hier stehen dann sowohl eine Benutzerverwaltung als auch Skalierungsmöglichkeiten auf Serverseite zur Verfügung.
  • Kurze Implementierungszeiten
  • Geringer Schulungsaufwand für die Mitarbeiter, da Excel bekannt ist
  • Keine oder nur geringe Investitionen in Softwarelizenzen
  • Flexible und interaktive Auswertungsmöglichkeiten
  • Zugriffsmöglichkeit auf eine Vielzahl von Datenquellen (Datenbanken, Dateien, Internetseiten, Webservices etc.)
  • Zentrales Datenmodell, in dem die Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und auswertungsfähig gemacht werden.
  • Für Analysezwecke optimierte Sprache (DAX), mit der Wertfelder programmiert und über das Datenmodell den Nutzern zur Verfügung gestellt werden können, einmal programmiert können diese Wertfelder in unterschiedlichen Auswertungs-Kontexten genutzt werden.
  • Hohe Performance dank speichereffizientem Datenmodell und In-Memory-Technologie (Datenmodell nach Aufruf im Arbeitsspeicher gehalten)
  • Einfache Erweiterung und Anpassung des Datenmodells ohne vollständige Neuprogrammierung
  • Nutzung ausgereifter Technologie: PowerPivot für Excel entspricht dem SQL Server Analysis Services Tabular Model und basiert damit auf einer mehr als 20 jährigen kontinuierlichen Entwicklung.
  • Auswertungssystem wird durch Import in PowerBI einfach und kostengünstig zum Webservice der über Browser (via App auch auf mobilen Geräten) verfügbar ist.
Bei einem Elektro-Anlagenbauer wird eine Projektstatusliste in Excel geführt. Hierin werden den vorkalkulierten Kosten für Material, Konstruktion, Fertigung, Programmierung und Montage die tatsächlichen Kosten gegenüber gestellt. Anhand von prozentualen Fertigstellungsgraden einzelner Gewerke werden Abweichungen sichtbar gemacht. Mit Hilfe der Projektstatusliste erfolgt zudem die Bewertung der teilfertigen Leistungen, daher wird die Liste für den Stichtag Monatsultimo aktualisiert. Zwischen Aufwandsentstehung und Sichtbarwerden der Daten liegen bis zu sechs Wochen, für ein zeitnahes Projektcontrolling ist der Zeitversatz zu lang. Die laufende Pflege, insbesondere die Ermittlung der Ist-Kosten aus Vorsystemen wie Warenwirtschaft und Zeiterfassung ist mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Die spätere Umsetzung mit PowerPivot macht zudem die Fehlerproblematik in den bislang manuell zusammengeführten Daten auf.
Im Rahmen des Projekts konnte der projektbezogene Rechnungseingang und -ausgang aus der Warenwirtschafts-/Buchhaltungsdatenbank übernommen werden. Anhand von Artikelnummern konnte für die Eingangsrechnungen die Differenzierung nach Gewerken durchgeführt werden. In den Vorsystemen (Standardsoftware) fehlten die Differenzierung der Mitarbeiter nach Gewerken sowie deren Stundenverrechnungssätze. Diese Lücke konnte im PowerPivot-Datenmodell geschlossen werden, so dass alle für die Projektauswertung relevanten Daten verfügbar gemacht werden konnten.
Mit einem Aufwand von sechs Manntagen für Analyse der Daten in den Vorsystemen, Erfassung der Zusammenhänge und Umsetzung mit Hilfe von PowerPivot wurde die Integration der Ist-Daten in den Projektstatusbericht vollständig automatisiert. Eine Aktualisierung der Ist-Daten im Datenmodell ist heute mit drei Mausklicks erledigt. Der Projektstatusbericht kann dadurch in kürzeren Abständen aktualisiert werden und ist Grundlage der wöchentlichen Projektbesprechungen. Abweichungen von den kalkulierten Kosten werden zeitnah sichtbar, so dass in Abhängigkeit von den Gründen noch gegensteuernde Maßnahmen ergriffen werden können.
Aus der Flexibilität schnell und einfach neue Sichten auf das Datenmodellauf zu ermöglichen entstand quasi als ein Abfallprodukt eine periodische Kundenerfolgsrechnung, aus der nicht nur der jährliche Umsatz mit Stammkunden sondern auch deren Ergebnisbeiträge sichtbar gemacht werden konnten. Eine essentielle Grundlage für die Beurteilung von Kundenbeziehungen und Preisverhandlungen, die es zuvor nicht gab.

Da die automatisiert auf Projektebene ausgewerteten Ist-Daten direkt in die bestehende Excel-Projektstatusliste integriert werden konnten, gab es keinen Schulungsaufwand für die Projektleiter oder die Notwendigkeit sich auf eine neue Struktur einzustellen. Auch der Erwerb zusätzlicher Software-Lizenzen war nicht erforderlich.
Um Ihnen abseits technischer Ausführungen eine Orientierung zu geben, wann wir miteinander ins Gespräch kommen sollten, hier einige Orientierungspunkte:

  • Die auszuwertende Daten sind ganz oder überwiegend in EDV-Systemen gespeichert, die erforderlichen Auswertungen können nicht oder nur mit hohem manuellem Arbeitsaufwand erstellt werden.
  • Bestehenden Auswertungen fehlt die gewünschte Flexibilität, Änderungen in der Datenpräsentation können nur durch erneute manuelle Verdichtung realisiert werden.
Finden Sie sich in einem dieser Punkte wieder, empfehle ich Ihnen, Kontakt zu mir aufzunehmen. Im Rahmen eines Sondierungsgespräches werden wir schnell feststellen, ob es möglich ist, Ihren Auswertungsprozess künftig effektiver zu gestalten.